Le courrier papier tend de plus en plus à être remplacé par les documents électroniques. Le format PDF, en particulier, se révèle très pratique pour la communication numérique. La dématérialisation des documents ne pose aucun problème aussi longtemps qu'ils ne nécessitent pas une identification de l'émetteur par signature authentique. Depuis la loi 2000-230 du 13 mars 2000, il est possible d'utiliser la signature électronique PDF : une solution idéale, mais qui nécessite de respecter scrupuleusement les règles prévues par la législation. C'est à ce prix que la signature électronique aura la même valeur qu'une signature manuscrite et vous permettra de gagner non seulement en efficacité, mais surtout en temps !
La signature électronique d'un PDF : comment procéder ?
La signature électronique PDF peut être mise en place de deux manières différentes. Il est tout d'abord possible d'acquérir pour votre entreprise un logiciel de signature électronique. Un abonnement à un service de certification et d'authentification est cependant nécessaire. C'est la raison pour laquelle utiliser une plateforme dédiée à la signature électronique des documents constitue souvent la meilleure solution. Ces plateformes spécialisées permettent une signature de documents PDF en ligne moyennant une inscription sur le site.
Procédure de signature électronique en ligne
La signature électronique PDF consiste à lier une clé publique et une clé privée, au cours d'un processus de hachage et de cryptage qui permet l'authentification du signataire. Les prestataires de certification des signatures électroniques fournissent un certificat électronique pour chaque authentification. Le processus de certification à proprement parler se déroule en arrière-plan et l'utilisateur n'a pas à s'en charger. Il doit cependant disposer d'un logiciel de signature électronique ou employer le logiciel présent sur la plateforme à laquelle il est abonné. Le logiciel installé localement sur le PC du signataire ou sur la plateforme se charge de toutes les étapes de la procédure de validation électronique.
Avantages et valeur juridique de la signature électronique d'un PDF
La signature électronique n'est pas falsifiable. Tout comme une signature manuscrite, elle est irrévocable et engage le signataire. Elle constitue donc l'équivalent d'une signature manuscrite sur un document officiel. Dans la mesure où elle est dématérialisée, la signature électronique permet des échanges plus rapides de documents et un gain de temps appréciable. La réception des documents signés et authentifiés peut se faire aussi rapidement que la réception d'un courrier électronique classique et il n'est plus nécessaire d'attendre l'arrivée du courrier papier. La procédure est donc particulièrement efficace pour les échanges avec l'étranger : on évite les délais postaux souvent très longs. Un document doté d'une signature électronique est écologique et respectueux de l'environnement. La signature est unique et a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Tous ces avantages justifient pleinement que l'on ait recours à un logiciel de signature électronique.